町内会・自治会
役員会・班長会のお知らせのテンプレート・文例
役員会・班長会の日程、議題、出欠連絡を案内する。項目を埋めるだけで、下のようなA4プリントがiPhoneで完成します。
A4仕上がりイメージ（「丁寧」トーンの文例に記入例を入れた状態）
入力する項目
| 項目 | 必須 | 記入例 |
|---|---|---|
| 配布日 | 必須 | ○年○月○日 |
| 団体名 | 必須 | ○○町内会 |
| 発信者 | 任意 | ○○町内会 会長 ○○ |
| 宛名 | 任意 | 会員の皆さまへ |
| 会議名 | 必須 | 班長会 |
| 日時 | 必須 | ○年○月○日 17:00〜20:00 |
| 場所 | 必須 | ○○公民館 |
| 議題 | 必須 | 清掃活動について、集金について |
| 出欠連絡期限 | 任意 | ○年○月○日 |
| 問い合わせ先表示 | 任意 | ○○班長まで |
文例（3つのトーンから選べます）
丁寧
下記のとおり班長会を開催します。ご多用のところ恐れ入りますが、ご出席くださいますようお願いいたします。 日時：○年○月○日 17:00〜20:00 場所：○○公民館 議題：清掃活動について、集金について 出欠連絡期限：○年○月○日 連絡先：○○班長まで
やわらかめ
班長会を開催します。出欠確認のため、参加可否をお知らせください。 日時：○年○月○日 17:00〜20:00 場所：○○公民館 議題：清掃活動について、集金について
簡潔
班長会 日時：○年○月○日 17:00〜20:00 場所：○○公民館 議題：清掃活動について、集金について
いつ配るか
会議の2週間前が目安です。資料の準備が必要な議題がある場合は、さらに早めに知らせます。
書くときのポイント
- 議題を箇条書きで示す。何を決める会議なのかが分かると出席率が上がる
- 所要時間の目安を書く（「1時間程度」など）
- 欠席する場合の連絡先と期限を書く
- 議題は3〜5点まで推奨
- 出欠票つきではなく案内のみ
ありがちな失敗
- 議題が「その他」だけで、準備も心構えもできない
- 資料の事前配布があるのに、それが案内に書かれていない
よくある質問
役員会の案内に議事録の話は入れますか？
前回議事録を確認してほしい場合は「前回の議事録をご持参ください」と一行入れてください。会議冒頭の読み合わせ時間を省けます。
欠席者への対応はどう書けばよいですか？
「欠席の場合はご意見を事前にお寄せください」と添えると、決定事項への納得感が高まります。
「役員会・班長会のお知らせ」をアプリで作成する
iPhoneアプリ「スマホで役員プリント」で、このテンプレートの項目を埋めるだけでA4 PDFになります。書き出しは無料で1回お試しできます（Pro版は¥1,480の買い切り）。
