町内会・自治会
総会のお知らせ 出欠票つきのテンプレート・文例
定期総会・臨時総会の開催を案内し、出欠を紙で回収する。項目を埋めるだけで、下のようなA4プリントがiPhoneで完成します。
A4仕上がりイメージ（「丁寧」トーンの文例に記入例を入れた状態）
入力する項目
| 項目 | 必須 | 記入例 |
|---|---|---|
| 配布日 | 必須 | ○年○月○日 |
| 団体名 | 必須 | ○○町内会 |
| 発信者 | 任意 | ○○町内会 会長 ○○ |
| 宛名 | 任意 | 会員の皆さまへ |
| 会議名 | 必須 | 定期総会 |
| 日時 | 必須 | ○年○月○日（日）10:00〜11:30 |
| 場所 | 必須 | ○○集会所 |
| 議題 | 必須 | 事業報告・会計報告 新年度の活動計画 役員改選 |
| 提出期限 | 必須 | ○年○月○日 |
| 提出先 | 必須 | 班長まで |
| 問い合わせ先表示 | 任意 | ○○班長まで |
文例（3つのトーンから選べます）
丁寧
下記のとおり定期総会を開催いたします。ご多用のところ恐れ入りますが、ご出席くださいますようお願いいたします。 日時：○年○月○日（日）10:00〜11:30 場所：○○集会所 議題：事業報告・会計報告 新年度の活動計画 役員改選 提出期限：○年○月○日 提出先：班長まで 問い合わせ：○○班長まで ご欠席の場合も、下の出欠票を期限までにご提出ください。
やわらかめ
定期総会を開きます。今年度のまとめと来年度のことを話し合いますので、ぜひご参加ください。 日時：○年○月○日（日）10:00〜11:30 場所：○○集会所 提出期限：○年○月○日 提出先：班長まで 下の出欠票のご提出をお願いします。
簡潔
定期総会のご案内 日時：○年○月○日（日）10:00〜11:30 場所：○○集会所 出欠票の提出期限：○年○月○日 提出先：班長まで
いつ配るか
定期総会は年度末（2〜3月）または年度はじめ（4〜5月）。規約で通知期限が決まっている場合はそれに従い、通常は2週間〜1か月前に配ります。
書くときのポイント
- 議題を先に示す。予算・決算・役員改選など、決議事項があるなら明記する
- 定足数に関わるため、出欠の提出期限を目立たせる
- 欠席者向けに委任状の扱いを書く（規約に定めがある場合）
- 委任状を使う団体は、備考として案内文に一文を追記する
- 出欠票の記入は紙で行い、アプリには保存しない
ありがちな失敗
- 通知期限が規約より遅く、総会の成立要件を満たさない
- 資料の事前配布があるのに案内に書かれていない
よくある質問
総会の案内はいつまでに配ればよいですか？
多くの町内会規約で「○日前までに通知」と定められています。まず規約を確認してください。定めがない場合は2週間前が一般的です。
委任状も一緒に配るべきですか？
定足数を委任状で満たす運用なら必要です。出欠票の欄外に「欠席の場合は委任状をご提出ください」と添える形が簡便です。
「総会のお知らせ 出欠票つき」をアプリで作成する
iPhoneアプリ「スマホで役員プリント」で、このテンプレートの項目を埋めるだけでA4 PDFになります。書き出しは無料で1回お試しできます（Pro版は¥1,480の買い切り）。
