町内会・自治会
回覧文のテンプレート・文例
回覧板で住民へ情報を順番に伝える。確認欄を付けて読み飛ばしを防ぐ。項目を埋めるだけで、下のようなA4プリントがiPhoneで完成します。
A4仕上がりイメージ（「丁寧」トーンの文例に記入例を入れた状態）
入力する項目
| 項目 | 必須 | 記入例 |
|---|---|---|
| 配布日 | 必須 | ○年○月○日 |
| 団体名 | 必須 | ○○町内会 |
| 発信者 | 任意 | ○○町内会 会長 ○○ |
| 宛名 | 任意 | 会員の皆さまへ |
| 件名 | 必須 | 清掃活動のお知らせ |
| 本文 | 必須 | 下記のとおりお知らせいたします。 |
| 回覧順 | 任意 | 1班 2班 3班 |
| 問い合わせ先表示 | 任意 | ○○班長まで |
文例（3つのトーンから選べます）
丁寧
日頃より○○町内会の活動にご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。 下記の件についてお知らせいたします。ご確認後、次の方へ回覧をお願いいたします。 【件名】清掃活動のお知らせ 下記のとおりお知らせいたします。 お問い合わせ：○○班長まで
やわらかめ
いつも○○町内会の活動にご協力いただきありがとうございます。 清掃活動のお知らせについてお知らせします。確認後、次の方へお回しください。 下記のとおりお知らせいたします。
簡潔
【清掃活動のお知らせ】 下記のとおりお知らせいたします。 確認後、次の方へ回覧をお願いします。
いつ配るか
回覧板は1周するのに1週間前後かかります。行事の案内なら、開催日の2〜3週間前に回し始めると全戸に行き渡ります。
書くときのポイント
- 件名は「○○のお知らせ」と一目で用件が分かる名詞形にする。回覧板は流し読みされる前提で書く
- 日時・場所・持ち物は本文に混ぜず「記」として箇条書きに分ける。文章に埋めると読み飛ばされる
- 確認欄は氏名ではなく印やレ点だけで済む形にすると、回覧が早く戻ってくる
- 確認欄は氏名ではなく「確認」だけでもよい設定にする
- 回覧順は任意。名前リストが空でも作成可能
ありがちな失敗
- 1枚に複数の用件を詰め込み、後半の用件が読まれない
- 問い合わせ先を書き忘れ、班長に電話が集中する
よくある質問
回覧文に季節のあいさつは必要ですか？
町内会の回覧では省いて構いません。「日頃より○○町内会の活動にご協力いただきありがとうございます」程度の一文があれば十分で、本題に早く入るほうが読まれます。
回覧が戻ってこないときはどうすればよいですか？
確認欄の記入項目を減らすと改善することが多いです。あわせて「○日までに次の方へ」と回覧の期限を明記しておくと滞留しにくくなります。
「回覧文」をアプリで作成する
iPhoneアプリ「スマホで役員プリント」で、このテンプレートの項目を埋めるだけでA4 PDFになります。書き出しは無料で1回お試しできます（Pro版は¥1,480の買い切り）。
