町内会・自治会
防災訓練 出欠票つきのテンプレート・文例
防災訓練の参加可否を紙で回収する。項目を埋めるだけで、下のようなA4プリントがiPhoneで完成します。
A4仕上がりイメージ（「丁寧」トーンの文例に記入例を入れた状態）
入力する項目
| 項目 | 必須 | 記入例 |
|---|---|---|
| 配布日 | 必須 | ○年○月○日 |
| 団体名 | 必須 | ○○町内会 |
| 発信者 | 任意 | ○○町内会 会長 ○○ |
| 宛名 | 任意 | 会員の皆さまへ |
| 日時 | 必須 | ○年○月○日 17:00〜20:00 |
| 場所・集合場所 | 必須 | ○○公民館 |
| 訓練内容 | 必須 | 消火訓練、避難訓練 |
| 提出期限 | 必須 | ○年○月○日 |
| 提出先 | 必須 | 班長まで |
| 問い合わせ先表示 | 任意 | ○○班長まで |
文例（3つのトーンから選べます）
丁寧
下記のとおり防災訓練を実施します。参加人数把握のため、出欠票をご提出ください。 日時：○年○月○日 17:00〜20:00 場所：○○公民館 訓練内容：消火訓練、避難訓練 提出期限：○年○月○日 提出先：班長まで 問い合わせ：○○班長まで
やわらかめ
防災訓練の参加確認を行います。下の出欠票にご記入ください。 日時：○年○月○日 17:00〜20:00 場所：○○公民館 提出期限：○年○月○日 提出先：班長まで 問い合わせ：○○班長まで
簡潔
防災訓練 出欠票 提出期限：○年○月○日 提出先：班長まで 問い合わせ：○○班長まで
いつ配るか
人数把握が必要な訓練で使います。提出期限は訓練日の1週間前に設定すると集計が間に合います。
書くときのポイント
- 切り取り線を点線とハサミマークではっきり示す。薄いと紙のまま提出される
- 提出期限と提出先は、切り取り線の上下どちらにも書く
- 記入項目は住所・氏名／人数／出欠の3つまでに絞ると回収率が上がる
- 切り取り線の視認性を高くする
- 参加者氏名は紙で記入。アプリ保存は不要
ありがちな失敗
- 下半分だけ見た人が提出先を知らず、回収が滞る
- 世帯単位か個人単位か不明で、人数の集計がぶれる
よくある質問
出欠票は世帯単位と個人単位のどちらがよいですか？
炊き出しや資材の数を決めるなら「参加人数○名」と世帯単位で人数を書いてもらう形が集計しやすく、記入する側の負担も軽くなります。
欠席の人にも提出してもらうべきですか？
提出してもらったほうが確実です。未提出と欠席を区別できないと、回収漏れの追跡ができなくなります。
「防災訓練 出欠票つき」をアプリで作成する
iPhoneアプリ「スマホで役員プリント」で、このテンプレートの項目を埋めるだけでA4 PDFになります。書き出しは無料で1回お試しできます（Pro版は¥1,480の買い切り）。
